Včera sa na VŠE konala prednáška s Petrom Márom, evangelistom metódy Mít vše hotovo (Getting Things Done).

Metóda GTD patrí medzi modermé Time Management metódy a označil ju ako “Stress Free Productivity“.

Na úvod nám povedal jeho príbeh, ako makal 10-12 hodín denne až sa po asi 5 rokoch z toho “vyhorel” a dostal sa na infekčné oddelenie do nemocnice, pretože nevedeli, čo s ním je. Tam získal dostatok času premýšľať o svojom doterajšom živote (čo mu už iné zostávalo, keď nemal zo sebou počítač).

Hneď na úvod nám doporučil, že zvládnutie celej metódy je super, ale nedá sa to urobiť naraz, takže ani sa nemáme snažiť začať všetko hneď aplikovať, lebo by to skončilo ako novoročné predsavzatia… pár dní vydržíme a potom sa všetko vráti do svojich koľají.

Tak, čo z knihy Mít vše hotovo od Davida Allena fungovalo a čo nie?

1) Dostaň to z hlavy

Je potrebné prestať používať hlavu ako pamäťové médium. Krátkodobá pamäť si zapamätá tak 5-7 vecí a ostatné ide preč… nehovoriac o probléme s vybavovaním.

Na zaznamenávanie je potrebné použiť napr. telefón, poznámkový blok… niečo, čo nosím stále zo sebou… a potom danú vec zabudnúť.

Zozbierané poznámky si potom synchronizujem do špeciálnej aplikácie, napr. Things, nirvanaHQ, doit.im, toodledo, basecamp, remember the milk…

Najdôležitejšie ale je aspoň raz denne sa do svojich poznámok pozrieť a spracovať ich.

2) Proč – definuj cieľ, prečo to robíš a predstav si výsledok.

Tu je dôležitá najmä vizualizácia… keď si predstavím finálny stav, zapojím kreativitu a som schopný danú úlohu rozdeliť na menšie časti.

3) Ďalšie kroky – rozsekaj Projekty na Úlohy

Úloha je nejaká konkrétna fyzická akcia. Projekt je všetko, čo má viacej krokov, t.j. viacej úloh. Každý projekt treba rozsekať, aby sme neodsúvali realizáciu a delegovať čo najviac preč a v dostatočnom predstihu.

4) Priraď kontext – Tagy

Tagy môžu byť čokoľvek: Doma, Telefón, Práca, Honza, Niekedy, Čakám na…

Kontexty predstavujú pohľad zboku, krížom cez projekty. Vďaka kontextom si môžem naraz vyhľadať napr. všetky telefonáty, a keď už robím jeden, môžem vybaviť aj ostatné.

Pravidlo 2 minút – všetko čo môžem vybaviť do dvoch minút, to nezapisujem, je rýchlejšie to vybaviť ihneď. Čo sa dá delegovať, treba ihneď delegovať.

Do diára si zapisujem len to, čo v daný deň “musím” urobiť, nie to čo chcem… čo chcem zapisujem do zoznamu úloh – ToDo listu. Je oveľa príjemnejšie ak všetky veci z diára vybavím a ak zostane čas, tak sa môžem pozrieť do zoznamu úloh a niečo vybaviť naviac.

5) Zhodnotenie – weekly review

Je to absolútny základ, to najdôležitejšie… i keď väčšina ľudí má s tým problém. Ale je potrebný si raz za týždeň vyčleniť asi 2 hodiny, aby som si všetko spracoval a vyhodnotil postup na všetkých veciach globálne.

6) Práca?!

Pracuj na tom, čo si si naplánoval, a až potom uhas aktuálne požiare, alebo plánuj prácu do budúcna.

“Keď programátorovi zavoláte a vyrušíte ho z práce, trvá mu až 25 minút, až sa do toho znova dostane.” (s týmto mám skúsenosti aj na vlastnej koži)

Vyrušovanie je problém dnešnej doby. Prv človek 6 hodín pracoval a 2 hodiny riešil problémy a v dnešnej dobe je rád ak stihne uhasiť za deň všetky požiare a nič mu nezostane do ďalšieho dňa… už ťažko si nájde čas na nejakú vlastnú prácu.

7) Priority – Prečo si tu?

50 000 stôp nad morom – život a hodnoty

40 000 stôp nad morom – ciele na 3-5 rokov

30 000 stôp nad morom – ciele na 1-2 roky

20 000 stôp nad morom – oblasti záujmu

10 000 stôp nad morom – projekty

štartovacia dráha – aktuálne úlohu

Riešime veci zospodu, ale je dôležité nezabúdať aj na vyššie úrovne.

Napíšte si zoznam 100 vecí, ktoré chcete v živote stihnúť pred smrťou, a raz za čas si niektorú z nich zaraďte medzi aktuálne projekty, ale sa vám splnila… inak svoje ciele budete vždy odkladať na úkor akútnej práce.

8 ) FLOW – stav prúdenia

Človek zažíva stav prúdenia, keď je šťastný… je to stav, kedy žije aktuálnym okamžikom, jeho práca ho totálne pohltí, nevníma svoje okolie a je schopný pracovať na 110%. To je stav, do ktorého by sme sa mali dostavať čo najčastejšie. Vtedy sa spája to, čo nás baví, s našou prácou.

9) Myšlienkové mapy

Výborný spôsob, ako si usporiadať veci v hlave prenesením na papier. Existujú aj počítačové programy na Myšlienkové mapy, ale ideálny spôsob je papier a pero, vtedy sa totiž zapája aj pravá hemisféra mozgu, stimuluje sa kreativita a môžu vzniknúť nové inovatívne nápady. Pri tvorbe myšlienkových máp je dobré miesto slovných spojení používať aj obrázky, vtedy sa kreativita prejaví ešte viac.

10) Zopár praktických rád nakoniec

• sťahujte si email max. 1-3 denne, ideálne je dostať sa do stavu, že email používate napr. raz za týždeň
• GTD je možné robiť aj v Outlooku cez kategórie
• Zaujímavé web stránky o GTD: mitvsehotovo.cz, davidco.com, gtdskoleni.cz
• Prečo používať GTD: “Umožní vám rozhodnúť sa, čo chcete a nechcete stihnúť, pretože budete mať prehľad o svojich úlohách”
• Pokiaľ môžete, nesľubujte žiadne termíny nikomu, tým sa vyhnete stresu
• Vo finále sa človek dokáže dostať do stavu, že robí na tom, čo je jeho vášňou a nemá žiadne ToDo listy.
• Ak máte ísť pracovať na projekte a váš klient nevie, ako má vyzerať výsledok, do takého projektu nechoďte, pretože každý váš výsledok je vlastne zlý.

Používate už niektoré z techník GTD?
Ktorú ďalšiu techniku najbližšie začnete používať?